U bent hier: S for Software » Weblog

S for Software Blog

rss

S for Software is specialist in op het gebied van SnelStart. We ontwikkelen standaard producten ter aanvulling op SnelStart, en maatwerk voor klanten met specifieke wensen. Op dit blog plaatsen we artikelen om onze kennis te delen en voorbeelden van door ons gerealiseerde maatwerkoplossingen.


S-Maat Superp: van urenstaat naar verkooporder
Hoe meer uren, hoe meer projecten er in een organisatie omgaan, hoe meer tijd het kost om dit te verwerken. Zeker wanneer dit niet vlekkeloos gaat, kan het automatiseren van processen een goede investering zijn. 

Probleem: facturatie van uren niet foutloos en niet efficiënt
Onze klant Superp Technology Consultants BV bevond zich in zo’n situatie en benaderde ons, om mee te denken in hun vraagstuk. 
De klant werkt met een aantal kundige consultants, die hun gewerkte uren bijhouden in Web Timesheet, een online tijdsregistratieprogramma. Deze uren en projecten werden verwerkt in een programma van Microsoft Access. Het betreffende programma werkte echter niet probleemloos en het kostte veel tijd om de projecten en uren om te zetten tot een correcte factuur.
Dat moest anders, beter. 

Oplossing: geregistreerde uren importeren, en factureren met SnelStart
Het kán ook beter. Als liefhebbers van SnelStart adviseerden wij de klant SnelStart Nota. Deze module past goed bij de wensen van de klant. SnelStart alleen was echter niet voldoende. Want dan moest de informatie uit Web Timesheet handmatig worden ingevoerd in SnelStart. Dus hebben we ook een maatwerk-koppeling geadviseerd voor het inlezen van de rapporten. 

Inmiddels is deze oplossing ontwikkeld. Vanuit Web Timesheet (het programma waarin de uren worden geregistreerd) kunnen rapportages als Excel-bestand worden gedownload. De rijen uit dit Excel-bestand worden verzameld op basis van diverse kenmerken (Factuurtemplate, Client Name en Project Name), om voor de klant de juiste informatie op de facturen te krijgen.  Afhankelijk van de Factuurtemplate wordt er namelijk meer of minder uitgebreid gespecificeerd.
In S-Maat Superp wordt op basis van deze informatie uit de Excel-sheet voor elke klant of project één verkooporder aangemaakt in SnelStart. Daarbij worden ook extra velden in SnelStart gevuld. Alles wordt automatisch overgenomen en volgens instellingen bij elkaar opgeteld. Een nul te veel of een komma te weinig zal dus niet voorkomen.

Reeks facturen verzamelen in één pdf-bestand
Na enkele maanden met SnelStart te hebben gewerkt, kwam de vraag of alle facturen van een maand handig naar één pdf te zetten zijn. De boekhouder wilde deze namelijk graag ontvangen, met de informatie zoals ook naar de klant is verstuurd. In SnelStart is dat niet mogelijk (er wordt dan voor elke factuur een aparte pdf gemaakt, niet handig dus in dit geval). 
Een oplossing werd gevonden, en er werd een functie toegevoegd aan S-Maat Superp: De gewenste facturen moeten worden ingegeven, en worden vervolgens in één pdf verzameld. Dit werkt gemakkelijk voor bijvoorbeeld de uitwisseling met accountants. 

Ook in dit project hebben we ons statement toegepast: standaard waar mogelijk, maatwerk waar nodig.
Dus u ziet: het stopt niet bij SnelStart. Wij gaan verder! 







b i u citaat


CAPTCHA Afbeelding
Vul de bovenstaande code hieronder in
Reactie opslaan
0 Reacties
SnelStart 12 koppelingen database en Gateway
SnelStart 12 koppelingen database en Gateway

Excel-kasboek importeren in SnelStart
Excel-kasboek importeren in SnelStart