5 manieren om uw productiviteit als ondernemer te verhogen

Uw eigen productiviteit als ondernemer verhogen? U denkt natuurlijk: "aan mijn lijf geen polonaise". Toch is het best goed om hier eens gedurig naar te kijken. Allereerst een paar redenen om het te doen:

• Elke dag het gevoel dat u de juiste dingen hebt gedaan;
• Duidelijkheid naar uw organisatie over wat u wel of niet tot uw takenpakket rekent;
• Bent u in control? Dan wil de organisatie dat ook zijn;
• Rust in het hoofd om aan belangrijkere zaken te denken.

Deze lijst is natuurlijk maar een begin van wat het voor u of uw organisatie kan betekenen wanneer u uw productiviteit op orde heeft. Het maakt feitelijk niet uit wat voor soort werk u uitvoert, het is altijd zo dat er taken bijkomen en dat u taken afhandeld. Voor een ondernemer komen de taken natuurlijk ook wel eens met onverwacht veel tegelijk, iets wat altijd wel deels zal blijven. Toch is ook daar wel wat aan te doen. Wanneer we naar het takenpakket van een ondernemer kijken, is er een grote diversiteit tussen de ondernemers maar de overeenkomst is vaak dat een ondernemer ook veel verschillende taken heeft; oftewel van alle door elkaar. 

In een klassieke werkplaats zou u onmiddelijk de oplossing weten:

• U probeert batches te maken van dezelfde taken;
• U zorgt er voor dat al het spuitwerk gelijktijdig kan worden gedaan;
• Vreemde producten moeten tegen een hogere prijs worden verkocht of gaan uit het assortiment;
• Producten die een specifieke vaardigheid vragen besteedt u uit of doet een specifieke medewerker;
• Etc.

U merkt het wel... in uw hoofd spelen al meerdere oplossingen over de situatie bij u op de werkvloer. Maar nu naar uw bureau of werkplek! Want feitelijk werkt het daar hetzelfde. We hebben zojuist al geconcludeerd dat er altijd taken bijkomen en dat u taken afhandeld, dus u kunt 5 dingen doen:

1. Minder taken laten ontstaan (automatiseren, communiceren, voorkomen);
2. Minder taken op u nemen (dan moeten anderen die doen);
3. Batchgewijs taken uitvoeren;
4. Taken sneller uitvoeren;
5. Afleiding/stilstand tot het minimum beperken.

Ongetwijfeld zijn er meer zaken te doen, maar de meesten zijn toch terug te voeren op deze 5 zaken. Om het praktisch te maken per punt één of meer voorbeelden:

1. Minder taken laten ontstaan

Veel taken van een manager ontstaan rondom het basisproces. Waarom is die levering er nog niet? Hoe kan het gebeuren dat dit niet de gewenste kwaliteit heeft? Zit die order nu nog niet in het systeem? Deze taken zijn te verminderen door procesoptimalisatie, door communicatiemomenten te automatiseren en door samen met uw team te kijken hoe u deze punten kunt voorkomen.

2. Minder taken op u nemen

Als het gewoon echt teveel is en er geen oplossing ligt in het voorkomen van het ontstaan van taken, zult u toch echt taken moeten overdragen naar anderen. Hiervoor is het goed om eens een week of enkele weken uw taken te inventariseren en te registreren hoeveel tijd deze kosten, zodat u weloverwogen besluiten kunt nemen. Kijk bij uw inventarisatie ook eens welke taken u blij maken en welke taken u liever niet mee bezig bent.

3. Batchgewijs taken uitvoeren

Zoals hiervoor al besproken weten we in een werkplaats vaak wel hoe het zou moeten. Ook voor uw dagelijkse taken kunt u 'batchgewijs' werken. U kunt bijvoorbeeld vaste momenten inplannen voor specifieke werkzaamheden, op vaste momenten van de dag uw e-mails behandelen en af en toe eens lekker met de 'deur dicht' een stapel werk wegwerken.

4. Taken sneller uitvoeren

Ja, dat is makkelijk gezegd natuurlijk, maar zo simpel is dat niet! Klopt, het is ook niet simpel, toch zijn er wel trucjes natuurlijk. Zo kunt u wat betreft e-mail bijvoorbeeld regels instellen waardoor het afhandelen van e-mail gemakkelijker wordt, door bijvoorbeeld hetzelfde type mailtjes in 1 map binnen te laten komen.

5. Afleiding/stilstand beperken

De indeling van werkplekken, de invloed van medewerkers op elkaar, bezoekers en leveranciersstromen, telefoon en andere werkplekgeluiden hebben allemaal invloed op de concentratie van uw medewerkers. Kijk eens met het team samen wat er beter kan op dit vlak. Vaak weten ze precies te benoemen waar ze door worden afgeleid.

Dagelijks helpen wij ondernemers hun productiviteit te verhogen door taken te automatiseren, zo ook met S-Connect. Het koppelen van uw bedrijfsapplicaties aan uw SnelStart boekhouding helpt u uw productiviteit te verhogen door minder taken te laten ontstaan (zie punt 1 uit dit blog). Meer weten over S-Connect? Ga naar sforsoftware.nl/over-s-connect of download onderstaande productbeschrijving over de koppeling tussen SnelStart en uw webshop met behulp van S-Connect.