Aansluiting openstaande facturen op balans

Een regelmatig terugkerend probleem bij administrateurs: het saldo van debiteuren en/of crediteuren op de balans sluit niet aan op de specificatie van de openstaande facturen. Een probleem dat vragen met zich meebrengt: klopt mijn boekhouding wel? Wat doe ik verkeerd?

In dit weblog geven we een toelichting op de oorzaak van dit probleem, en natuurlijk ook de oplossing!

De oorzaak van dit inmiddels bekende probleem is dat de beginbalans niet correct is. Dit ontstaat doordat u nog boeking heeft gedaan in het oude jaar, terwijl dat boekjaar al was afgesloten. Zo ontstaat er een incorrect beeld, wat scheve verhoudingen oplevert.

Als uitgangspunt kunt u in ieder geval aanhouden dat het doen van boekingen in het oude boekjaar consequenties heeft voor de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Deze openingsbalans moet dus worden herberekend of opnieuw worden vastgesteld.

De oorzaak is dus bekend, de oplossing gelukkig ook! Er zijn twee manieren om dit probleem op te lossen, die we hieronder uitleggen. 

Oplossing 1: openingsbalans herberekenen

U kunt de openingsbalans van een boekjaar door SnelStart laten herberekenen. U doet dit door in SnelStart te kiezen voor menu Extra, Boekjaar afsluiten. Als u in het nieuwe boekjaar zit, kiest u voor 'Openingsbalans <jaar> herberekenen'.

 Let op: dit mag u alleen doen als uw accountant nog geen definitieve beginbalans heeft vastgesteld. Is dat wel het geval, neem dan contact op met uw accountant, waarschijnlijk zal hij u dan verwijzen naar oplossing 2.

Oplossing 2: openingsbalans handmatig wijzigen

Heeft u of uw accountant de openingsbalans ingevoerd voor het nieuwe jaar, dan is het niet verstandig om oplossing 1 toe te passen. U kunt dan beter het saldo handmatig aanpassen. Dit doet u als volgt:

Noteer het saldo van de openstaande facturen (zowel inkoop als verkoop) van het vorige boekjaar. U doet dit via menu Overzicht - Klanten (of Leveranciers) - Openstaande verkoopfacturen/inkoopfacturen.Geef als datum de laatste dag van het vorige boekjaar op, en kies voor Afdrukvoorbeeld. Het totaal staat helemaal aan het eind van het document (Totaal openstaand saldo), zie onderstaande afbeelding.

 Wijzig de beginbalans in Boekhouden, Dagboek 2100 (Tussenrekening balans)

In dit dagboek staat de beginbalans / openingsbalans geboekt op de eerste dag van het boekjaar. In deze boeking vindt u de saldi van Debiteuren en Crediteuren (in onderstaande afbeelding de onderste twee regels).
Wijzig deze bedragen in het Totaal openstaande verkoopfacturen (voor Debiteuren), en Totaal openstaande inkoopfacturen (voor Crediteuren)

Valkuil: de saldilijst of factuurhistorie

Een valkuil kan zijn dat u de openstaande bedragen bekijkt op uw saldilijst of in de factuurhistorie. 
De saldilijst kijkt altijd naar de actuele datum (vandaag), en dus niet naar de datum aan het einde van het vorige boekjaar.
In de factuurhistorie wordt een overzicht gegeven van alle mutaties op facturen, hier is het saldo alleen zinvol als u als begindatum 1/1/1900 opgeeft.

Voor een correcte vergelijking bekijkt u dus de overzichten met Openstaande facturen voor verkoop en inkoop.

Conclusie

Het gegeven dat uw totaal overzicht van openstaande facturen (of dat van uw saldilijst) niet aansluit op uw balans, kan wat onrust met zich meebrengen. We hopen dat we die onrust met bovenstaande toelichting en oplossing hebben kunnen wegnemen. Dan kunt u uw boekhouding met een zeker en gerust gevoel voortzetten!