Administratie zelf doen of uitbesteden?

Veel ondernemers hebben een droom en beginnen met hun eigen onderneming. Geweldig als dit goed gaat en het bedrijf zelfs groeit. Helaas zijn er verschillende zaken die bij ondernemen horen en door de meesten gezien worden als noodzakelijk kwaad. De administratie bijhouden is zoiets. Wat een gedoe levert dat steeds op. Dan rijst op een gegeven moment de vraag: Blijf ik het zelf doen of ga ik het uitbesteden? In dit artikel heb ik de voor- en nadelen voor u op een rijtje gezet.

Voordat ik de voors en tegens toelicht, is het goed om te kijken wat precies het belang is van een goede administratie. Een goede administratie is belangrijk voor o.a. de Belastingdienst. Uw administratie vormt namelijk de basis voor uw belastingaangifte. Is uw administratie bovendien niet volledig of niet lang genoeg bewaard, dan kunt u daar flinke boetes voor krijgen.

Daarnaast geeft uw administratie inzicht in de situatie van uw bedrijf. Door een overzichtelijke administratie ziet u welke inkomsten u heeft, wat uw uitgaven zijn en of u winst maakt. Dit kan uiteraard veel uitgebreider. U kunt zien welke producten of diensten goed verkopen, wat het betaalgedrag van klanten is etc.

Administratie is dus erg belangrijk voor u als ondernemer. Laten we dan nu kijken of u de administratie het beste zelf kunt doen of kunt uitbesteden.

Tijd en kosten

Veel ondernemers zien tegen de administratie op en balen er met name van dat het hen altijd zoveel tijd kost. In zo’n geval zou u er al snel voor kunnen kiezen om dit over te laten aan iemand anders. Een boekhouder of accountant heeft verstand van zaken en is vaak veel efficiënter en sneller dan uzelf. Qua tijd is het dus slim om het uit te besteden.

Bij het inhuren van een boekhouder of accountant maakt u echter wel kosten die u eerder niet maakte. Zet hiertegenover de tijd en kosten die u ermee verdient. Heeft u nu bijvoorbeeld meer tijd voor sales of het helpen van klanten? Dit levert u wellicht meer omzet op en zo betaalt het zichzelf uit.

Een boekhouder of accountant is uiteraard niet de enige oplossing om de administratie gemakkelijker en sneller te doen. Er zijn tegenwoordig namelijk tal van boekhoudpakketten waarmee u al uw administratie digitaal verwerkt. Deze software is gemaakt om het administratieproces gemakkelijker te maken en u op deze manier te helpen tijd te besparen.

Inzicht in bedrijfssituatie

Door zelf uw administratie bij te houden, heeft u precies in de gaten hoe uw bedrijf ervoor staat qua financiële resultaten. U ziet of u een goede maand heeft gemaakt of dat er nog flink gas gegeven moet worden om aan het eind van de maand een positief resultaat te hebben. Daarnaast kunt u allerlei analyses maken van betalingsgedrag van klanten. Dit kan u helpen om bijvoorbeeld het aspect klanttevredenheid eens aan te pakken.

Als u uw administratie uitbesteedt, heeft u veel minder inzicht in de situatie van uw bedrijf. Inkomsten en uitgaven worden nu namelijk door iemand anders verwerkt en in de gaten gehouden. Om toch inzicht te houden, kunt u natuurlijk wel aan uw boekhouder of accountant vragen om rapportages te maken en u op de hoogte te houden van de situatie van uw bedrijf.

Omvang boekhouding

Bij de keuze of u uw administratie zelf wilt doen, al dan niet met boekhoudsoftware, of wilt uitbesteden, speelt de omvang van uw bedrijf en boekhouding ook een belangrijke rol. Als ZZP’er heeft u wellicht te maken met een aantal facturen en rekeningen per maand. Dit is vaak nog te behappen voor u als ondernemer. Voor u wordt het soms lastiger zodra de belastingaangifte gedaan moet worden. In dit geval kunt u er voor kiezen om alleen de belastingaangifte uit te besteden.

Groeit uw bedrijf en doet u misschien zelfs zaken met ondernemingen uit het buitenland, dan heeft u met steeds meer regelgeving en administratieve zaken te maken, dat de urgentie van het uitbesteden van uw administratie steeds groter wordt. Uw administratie wordt met het groeien van uw bedrijf ook steeds omvangrijker en het kost u dan ook steeds meer tijd.

Samenvattend kunnen we zeggen dat u uw boekhouding zelf kunt doen om kosten te besparen of in het geval dat u nog een relatief kleine administratie heeft. Voordat u uw boekhouding uitbesteedt, kunt u eerst proberen tijd te winnen met behulp van boekhoudsoftware. Door middel van boekhoudsoftware houdt u inzicht in uw bedrijfssituatie en bespaart u tijd doordat de software het u gemakkelijk maakt.

Wordt uw administratie erg omvangrijk en besteedt u liever tijd aan sales, marketing of de core van uw business, dan kan het verstandig zijn om uw administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Om inzicht te houden in de financiële situatie van uw bedrijf kunt u afspreken dat u maandelijks een rapportage ontvangt van de belangrijkste resultaten die uw bedrijf behaald heeft.

Gebruikt u SnelStart? Dan hebben wij een mooie aanvulling op uw software: AdminView. AdminView helpt u meer inzicht te krijgen in uw administratie.