U herkent het ongetwijfeld: snel met een potlood of pen een paar steekwoorden op uw werkbon zetten. Snel stopt u het papier in uw broekzak. U voelt het al aankomen: de bon valt er uit, u raakt de werkbon kwijt en weg zijn de gegevens. Zo zijn er nog een aantal voorbeelden te verzinnen. Denk bijvoorbeeld ook aan de kop koffie die over het bureau valt, waardoor het resultaat van de werkbonnen onleesbaar is. Gelukkig zijn er verschillende oplossingen, waarvan wij u er één zullen geven. We omschrijven de problemen die zich voordoen bij de papieren werkbon, om vervolgens de oplossing toe te passen.
Efficiency is waar het om draait in het hedendaagse leven. We hebben het druk en komen eigenlijk tijd te kort voor allerlei dingen. Waar u formulieren of bonnen tussen neus en lippen door moet invullen, verliest u de nauwkeurigheid. Hierdoor is de kans groot dat u de helft van de informatie niet beschrijft, niet meer kunt lezen of zelfs kwijtraakt. Werkbonnen worden geprint, daarna opgehaald en gaan eerst langs verschillende afdelingen voordat er echt wat mee gedaan kan worden.
Met de papieren werkbon is de kans op verlies groot. Niet alleen is het kwijtraken een nadeel, ook het ondersneeuwen is een bekend voorkomend probleem. Daarnaast liggen ze overal: op de gekste plekken in het pand of in auto’s. Kortom: de kans op kwijtgeraakte- of verloren gegevens blijft aanwezig zolang u met de papieren versie werkt. En dat is niet eenmalig; in de praktijk blijkt dit een terugkerend probleem voor de makers van werkbonnen.
Om dit probleem te onderscheppen en efficiency te ondersteunen, kunt u snel en gemakkelijk werken door uw werkbonnen te digitaliseren. Maar waar bespaart u dan eigenlijk op? En wat typeert deze digitale versie? U wint tijd en beperkt kosten op de volgende onderdelen:
1. Voorkomen van onnodig werk
Wanneer u gebruik gaat maken van de digitale werkbon bespaart u tijd en kosten op administratieve werkzaamheden. Onnodig werk wordt voorkomen door bonnen online in te vullen.
2. Minder handelingen rondom facturatie
Door de digitalisering is het mogelijk om met een aantal klikken uw facturen te verzenden. Hierdoor worden een aantal handelingen in het facturatieproces geschrapt.
3. Kosten: minder overhead
De algemene kosten die u in de huidige situatie wegboekt als ‘overhead’, kunnen worden verplaatst naar facturabele kosten.
De digitale werkbon biedt niet alleen mogelijkheden rondom tijd- en kostenbesparing, maar creëert ook kansen wanneer het om de klant gaat. Door de automatisering van werkbonnen kan er veel beter worden ingespeeld op de afnemer. Samengevat heeft het de volgende mogelijkheden:
1. Duidelijke en snelle service
Wanneer de klant tekent, wordt de order direct naar kantoor gestuurd zodat deze gereed gemaakt kan worden. Dit zorgt voor heldere informatie en maakt snellere service mogelijk.
2. Versnelling van het facturatieproces
De processen worden versneld door de digitalisering; ook voor facturatie.
3. Foto’s en ander materiaal koppelen
Door de digitale werkbon kunt u gemakkelijke foto’s of andere belangrijke zaken koppelen. Dit leidt tot verheldering voor de lezer.
Herkent u zich in bepaalde situaties? Bent u nog niet overtuigd of heeft u behoefte aan meer informatie over de digitale werkbon? Neem dan gerust contact met ons op!