Excel is een relatief goedkoop middel om boekhouding te verzorgen. Het programma wordt dan ook vaak door ondernemers gebruikt in combinatie met daarvoor bestemde templates of zelf ontworpen sheets. Heeft u als ondernemer nog geen Excel, dan is het voor een vrij lage prijs aan te schaffen; zowel online als offline. Maar is het echt zo voordelig als het lijkt?
Alhoewel de aanschafprijs relatief laag is, kan het zijn dat het gebruik van Excel u uiteindelijk meer kost. Zo kan het zomaar zijn dat u veel meer tijd kwijt bent aan het inboeken van inkoop- en verkoopfacturen, dan wanneer u zou werken met een boekhoudprogramma. In dat geval is het vanuit het oogpunt van kosten- en tijdsbesparing slim om u eens te verdiepen in boekhoudpakketten en de voordelen daarvan. Om het u wat makkelijker te maken, geven we in dit blog een aantal redenen om over te stappen.
Één van de meest belangrijke redenen is het gemak dat een boekhoudpakket met zich meebrengt. Uw bankmutaties kunnen automatisch worden ingelezen, u krijgt herinneringen voor uw BTW aangifte en u kunt de BTW aangifte ook nog versturen vanuit het boekhoudpakket. Daarnaast kunt u, als u verkoopt in het buitenland, ook de ICP aangifte doen in uw boekhoudpakket.
Met het boeken van de BTW van inkoop en verkoop gaan ondernemers nog wel eens de mist in. Door onjuiste data in te voeren, wordt de BTW verkeerd geboekt en resulteert dit uiteindelijk in dubbel werk. Door middel van een boekhoudpakket kunt u onnodig dubbel werk voorkomen.
Dankzij de mogelijkheid om programma’s en webshops te koppelen aan een boekhoudpakket zoals SnelStart, kunt u fouten in bestellingen of voorraden voorkomen. Natuurlijk is het maken van fouten menselijk, maar daar denkt de klant logischerwijs niet altijd bij na wanneer hij of zij een incomplete bestelling geleverd krijgt. Voorkom dit soort fouten door gebruik te maken van een pakket. En zeg nou zelf: een gesmeerd klantproces is uiteindelijk waar we als ondernemers naar streven!
Wanneer u uw boekhouding via Excel verzorgt, herkent u het vast wel: de ene kolom is niet goed gekoppeld aan de andere door een verkeerde formule, waardoor het resultaat niet klopt. Na een half uur prutsen en na enige frustratie, heeft u het eindelijk voor elkaar. Wanneer u uw boekhouding verzorgt via een daarvoor bestemd pakket, heeft u niet van doen met frustrerende formules en sheets.
In een boekhoudpakket kunt u natuurlijk uw klanten, leveranciers en artikelen aanmaken. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk inkopen vanuit uw boekhoudpakket en deze boeken als ontvangst hierdoor wordt uw voorraad opgehoogd en kunnen orders die niet volledig uit leverbaar waren op volledig uit leverbaar springen. Door een sluitend voorraadsysteem kunt u beter inspelen op de wensen van uw klant.
Kortom: een relatief lage aanschafprijs weegt niet altijd op tegen de voordelen die een wat grotere investering op lange termijn heeft. Eigenlijk zijn bovenstaande redenen om over te stappen van Excel naar een boekhoudpakket, ook gelijk de voordelen van een boekhoudpakket. De redenen waarom en wanneer iemand is overgestapt zullen overigens voor iedere ondernemer verschillen. Wanneer bent u eigenlijk overgestapt van Excel naar een boekhoudpakket? Of bent u direct met een boekhoudpakket gestart? We zijn benieuwd; laat u een reactie achter?