Uw webshop en administratie in één? Automatiseer vandaag nog!

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 9-okt-2019 10:55:28 Commentaar

Uw webshop draait goed. U bent druk met orders verwerken en u hebt leuk contact met tevreden klanten. U heeft alleen één zorg: die stapel administratie wordt alsmaar hoger en hoger. U bent veel tijd kwijt aan de administratie en de boekhouding. En dat zorgt er weer voor dat u minder aandacht kunt besteden aan het goed draaiende houden van de webshop. De grote vraag is: is hier geen oplossing voor?

Jazeker is daar een oplossing voor: koppel uw webshop aan uw boekhouding!

Kan dat? Ja, meestal wel. Het is een kwestie van uw webshop software integreren met uw boekhoudsoftware. In dit blog leest u meer over de kansen en mogelijkheden van zo’n koppeling.

Een webshop koppeling levert meer op dan alleen automatisering

Het automatiseren van uw administratie brengt veel voordelen met zich mee, waaronder:

1. U raakt niets meer kwijt en heeft altijd in één overzicht wat er binnenkomt en uitgaat;
2. De kans op fouten wordt aanzienlijk verkleind omdat er geen typewerk aan te pas komt;
3. Het scheelt letterlijk ruimte, omdat alles digitaal is opgeslagen;
4. U kunt uw klanten beter bedienen, want informatie is altijd voorhanden;
5. Uw klanten kunnen u sneller betalen, omdat facturatie digitaal en automatisch verloopt.

Een koppeling tussen uw webshop en uw administratie neemt écht werk uit handen. Ongeacht om welke webshop het gaat. Er zijn al een ruim aantal webshops waarmee gekoppeld kan worden, waaronder Magento, WooCommerce, ShopFactory, myShop, OpenCart. Zo had Henk van Middendorp van Nedlandic ook veel baat bij een koppeling. Hij integreerde zijn SnelStart administratie met zijn Prestashop webshop:

"Door het toegenomen aantal bestellingen op de website werd het administratieproces complex en tijdrovend. Met S-Connect hebben wij onze administratie en webshop volledig op elkaar afgestemd."

Een webshop koppeling is er ook voor u!

We proeven soms huivering bij webshopeigenaren die heel graag willen automatiseren, maar niet durven. Ze zeggen dan: “het is vast heel duur” of “mijn webshop is zo uniek, een koppeling is vast niet mogelijk”. We leggen u graag uit dat een koppeling tussen uw webshop en administratie niet duur hoeft te zijn en dat het voor iedere webshop mogelijk is.

Een webshop koppeling is niet duur
Realiseer u dat veel webshopeigenaren met dezelfde vraag zitten: hoe automatiseer ik zoveel mogelijk processen, waaronder de administratie? Zodat ik mij kan focussen op het optimaliseren van mijn webshop? Hoe meer vraag, hoe meer aanbod. En dus is de koppeling die u nodig heeft, waarschijnlijk al te koop voor een paar honderd euro. Denk dan vooral aan combinaties van bekende boekhoudsoftwarepakketten met bekende webshopsoftware. U gebruikt bijvoorbeeld Magento én het bekende boekhoudpakket Snelstart (67.000 ondernemers)? Dan is er een softwarekoppeling die al vanaf 2014 door honderden klanten gebruikt wordt. En dat voor slechts €600,-. Webshophouders die twee uur per maand kwijt zijn aan de administratie, hebben dat geld snel terugverdiend.|

Ook voor uw webshop is een koppeling met uw administratie mogelijk
Iedere webshop heeft zijn unieke kanten. Niet alleen door het product wat u verkoopt, maar ook in de software zitten verschillen. Een koppeling kan ook prima met deze verschillen omgaan. Binnen een koppeling is te bepalen welke gegevens allemaal meegestuurd gaan worden. Een bestaande softwarekoppeling houdt rekening met de verschillende versies van de webshopapplicatie.

Toch is er soms maatwerk nodig. Niet elke webshop is op dezelfde manier ingericht. Krijgt u bijvoorbeeld bestellingen uit meerdere landen? Dan is in de webshopsoftware daar het één en ander voor ingericht, zodat een klant bijvoorbeeld een orderbevestiging in zijn eigen taal ontvangt. Ook dat is geen probleem voor de koppeling met het boekhoudsoftware. En zijn er updates in ofwel de webshopapplicatie ofwel het boekhoudpakket? Dan hoeft dat geen invloed te hebben op de koppeling tussen beide systemen.

Waar moet u op letten bij een koppeling?

Stel, u heeft een webshop in Magento en gebruikt SnelStart voor uw boekhouding. Let dan op het volgende:

Past de koppeling bij de versie van mijn Magento webshop?
Wat wilt u dat er doorgegeven wordt? Alleen de factuurgegevens of ook de orders?
Vanaf welke orderstatus moet het doorgeschoten worden?
Wilt u ook het voorraadbeheer meenemen?
Hoe verwerkt u kortingen en verzendkosten?

Slimme synchronisaties dankzij webshop koppeling

Allerlei slimme synchronisaties zijn mogelijk als webshop en boekhouding gekoppeld zijn:

Kortingen gemakkelijk verwerken
U wilt af en toe een kortingsactie op de webshop zetten. Dan is het zaak de actie goed te verwerken in uw boekhouding, zodat de gegevens blijven kloppen én u kan analyseren of de actie succesvol was. Een koppeling tussen webshop en boekhouding zorgt ervoor dat de korting in beide systemen wordt verwerkt.

Voorraad altijd up-to-date
Is het niet handig als het voorraadbeheer in zowel uw webshop als boekhoudpakket gesynchroniseerd wordt? Dan verkoopt de webshop nooit meer een product dat niet op voorraad is én hoeft u niet handmatig de voorraden af te boeken in de boekhouding. Door de orders tussen de webshop en de boekhouding te synchroniseren, ziet u altijd de laatste stand van zaken, zonder dat het u tijd kost.

Inzicht door klantherkenning
Door de webshop en boekhouding te koppelen, kunnen ook klanten herkend worden. De software doet dat automatisch. In beide systemen ziet u precies terug hoe vaak een klant welke bestelling heeft geplaatst. Met deze inzichten kunt u misschien eens een persoonlijk aanbod aan een bestaande klant doen. Of trends in aankopen zien.

Nieuwe artikelen eenvoudig toevoegen
Altijd leuk om nieuwe artikelen toe te voegen aan uw webshop. Dat moet natuurlijk ook verwerkt worden in de boekhouding. Met de juiste software hoeft u alleen bij de webshop het artikel aan te maken. De administratie neemt vanzelf de juiste gegevens over. Scheelt tijd!