Verlaag de overheadkosten in uw productiebedrijf! 6 tips

U wordt geconfronteerd met stijgende grondstofprijzen? U wilt profiteren van de financiële voordelen na een fusie? Of u wilt meer winstgevend zijn in een volwassen markt? In alle gevallen helpt kostenbesparing daarbij. Tegenstrijdig genoeg zien veel bedrijven hun overheadkosten alleen maar toenemen. Funest voor uw productiebedrijf.

Veel productiebedrijven kiezen voor het voeren van een Operational Excellence strategie. De organisatie blinkt dan uit in een efficiënt en gestroomlijnde productieproces. Eventueel wordt er een combinatie gemaakt met één van de andere twee bekende bedrijfsstrategieën, Customer Intimacy en Product Leadership. Welke focus de organisatie ook heeft, belangrijk is om zoveel mogelijk te investeren in de gekozen strategie en zo min mogelijk in zaken die afleiden van het primaire proces.

Maar hoe brengt u nou echt die overheadkosten naar beneden? Gaat u het middelmanagement uit het organogram halen? Uw team opnieuw indelen? Dat zijn twee mogelijkheden. In dit blog willen we een aantal andere manieren belichten waarop u de overheadkosten kan verlagen. En nee, dat komt niet allemaal aan op automatisering en slimme IT.

Tip 1: Lagere voorraden

Voorraad is duur. Het is zelfs zo duur dat 40% tot 50% van de investeringen van handels- en productieorganisaties hieraan opgaat. Deze kosten naar beneden brengen door lagere voorraden aan te houden, is een ideale manier om de overheadkosten terug te dringen in uw productiebedrijf. Op ons blog hebben wij het wel vaker en uitgebreider over het optimaliseren van voorraden. Lees bijvoorbeeld het blog Voorraadoptimalisatie: in 6 stappen naar lagere voorraadkosten of dit blog: Optimaal voorraadbeheer bij meerdere verkoopkanalen.

Tip 2: Zelfbedieningsconcepten

Een prachtig voorbeeld van een goed werkend zelfbedieningsconcept in de productie, is het Nederlandse 247TailorSteel uit Varsseveld. Met de digitale assistent Sophia kunnen klanten zelf via de website hun wensen opgeven voor op maat gesneden metalen platen, buizen en kantdelen. Een klant kan een 3D tekening uploaden, waarna de berekeningen worden gecontroleerd en er binnen een minuut een prijsopgave wordt gegenereerd. De klant geeft akkoord, selecteert de leverdatum en de productie kan beginnen. Er komt geen verkoper, geen accountmanager en geen calculator aan te pas; en dus lagere overheadkosten. En de klant? Die vindt het geweldig!

Tip 3: Maak de overhead flexibel

Een andere manier om de overheadkosten naar beneden te brengen, is het flexibiliseren van de overhead. Dat wil zeggen dat u de vaste overhead verandert naar ‘on demand’ of ‘op afroep’. Een sprekend voorbeeld buiten de productie-industrie, is er één uit de agrarische sector. Een fruitteler heeft misschien maar drie mensen vast in dienst, terwijl er in het plukseizoen zeventig man door zijn boomgaard loopt. Een flexibele schil om uw bedrijf heen leggen kan de overheadkosten drastisch verlagen.

Tip 4: Vraag & aanbod naadloos afstemmen

U wilt niet te veel, maar zeker ook niet te weinig produceren. Het kan lastig zijn de perfecte balans te vinden. Produceert u te weinig, dan moet u soms ‘nee’ verkopen aan uw klanten. U loopt dan omzet mis en dat wilt u zeker niet. En dus gaat u toch maar iets meer produceren. Maar u wilt ook uw voorraden niet teveel laten groeien (zie tip 1). Dus hoe pakt u dit aan? Dan moet u inzetten op het inrichten van een optimale supply chain.

In de volgende blog uit hoe productiebedrijven vraag en aanbod goed op elkaar kunnen afstemmen dankzij focusgebieden in de supply chain.

Tip 5: Samenwerken

Nog een manier om uw overheadkosten terug te dringen is door samenwerkingen aan te gaan. Misschien heeft u meerdere productielocaties en is het efficiënter om sommige staffuncties centraal in te vullen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer uw productiebedrijf onderdeel uitmaakt van een werkmaatschappij. Voeg bijvoorbeeld de marketing-, HR- en administratieafdeling samen en deel de uitgespaarde kosten.

Geen werkmaatschappij of meerdere locaties? Grote kans dat er zich op uw bedrijventerrein bedrijven bevinden die ook geholpen worden door een samenwerking. De administratie door de buurman laten doen is misschien niet een heel goed idee. Maar allebei een halflege vrachtwagen naar Rotterdam laten rijden al helemaal niet.

Bonustip: Administratieve lastenverlichting

Hoeveel tijd bent u kwijt aan het controleren van offertes, facturen of de boekhouding an sich? Bonnetjes overtypen, voorraden handmatig bijwerken of handmatig gegevens uit uw ERP-pakket of CRM-pakket overzetten naar uw boekhoudsoftware? Breng het eens in kaart: hoeveel tijd bent u kwijt aan het uitvoeren of controleren van administratieve processen in uw bedrijf? Dat moet en kan toch veel efficiënter? Zeker weten! En daar helpen wij u maar al te graag bij!

Elke situatie is uniek

Misschien klinkt het als een dooddoener, maar elke organisatie en elke situatie is uniek. Waar u het beste kunt beginnen met het verlagen van uw overheadkosten, geldt niet voor uw buurman. Misschien bent u al heel ver in het optimaliseren van uw voorraad en kunt u beter beginnen met het verlichten van de administratielasten. Wat nou echt het best bij uw productiebedrijf past?

Christiaan denkt graag met u mee. Klik hier om een gesprek met hem in te plannen.