Voorraadoptimalisatie: in 6 stappen naar lagere voorraadkosten

Door Lisa Kreijfelt, Gepost op: 16-okt-2019 11:40:00 Commentaar

Als ondernemer bent u elke dag bezig met het behalen van winst. Niet alleen omzet draagt hieraan bij, ook het verlagen van uw kosten maakt dat het bedrijfsresultaat groene cijfers laat zien. 'Verlagen van kosten', wat hoort daar dan bij? Nou, denk eens aan het optimaliseren van interne processen. Hoewel dit vaak wordt onderschat, kan het aanzienlijk bijdragen aan de winstgevendheid.

Zo kunt u flinke efficiencyslagen maken door bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen te automatiseren. Maar er zijn ook bedrijfsspecifieke mogelijkheden. Bedrijven die bijvoorbeeld goederen moeten opslaan voor het inkopen of produceren van goederen, hebben voorraadoptimalisatie als belangrijkste potentiële kostenbesparing.

Voorraad is duur. Het maakt gemiddeld 40% tot 50% uit van de investeringen door producenten en handelsbedrijven. Voorraadkosten zijn simpelweg de kosten die een onderneming maakt om een voorraad aan te houden. Kortom, de som van productkosten en opslagkosten.

Wilt u ook lagere voorraadkosten? Doorloop dan de 6 stappen uit dit blog!

Stap 1: Breng uw voorraadkosten helder in kaart

U wilt de voorraadkosten verlagen. Dan is het allereerst van belang dat u weet waar de kosten vandaan komen. De voorraadkosten bestaan uit 3 onderdelen:

1. Rente- of kapitaalkosten

Dit zijn de kosten die ontstaan doordat er vermogen vastligt in de vorm van voorraden. Kapitaal dat vastligt in de voorraad, kan namelijk niet in een andere vorm rendement opleveren voor de organisatie.

2. Ruimtekosten

Dit zijn de kosten die verbonden zijn aan de fysieke opslag van voorraden in een magazijn. Denk hierbij aan huurkosten voor een pand, energiekosten, kosten voor magazijnstellingen, afschrijving op bijvoorbeeld transportmiddelen en kosten van het personeel.

3. Risico- of verouderingskosten

Dit zijn de kosten die ontstaan doordat goederen minder waard worden. Waardevermindering kan plaatsvinden door beschadiging of doordat goederen niet meer nodig zijn. Ook de verzekering voor de goederen valt hieronder.

De totale voorraadkosten worden over het algemeen uitgedrukt in een percentage, berekend door: (rentekosten + ruimtekosten + risicokosten) / voorraadwaarde = voorraadkostenpercentage. Echter, door de kosten van uw voorraad op te splitsen in deze 3 onderdelen, kunt u de kritische vraag stellen: op welk van deze onderdelen kan ik besparen?

Zorg er dus voor dat u helder in kaart hebt waar de kosten voor voorraad naartoe gaan, om vervolgens met dit inzicht te kunnen snijden in de kosten. Naast de fysieke voorraad, is het ook cruciaal om naar de interne processen te kijken. Dat brengt ons bij de volgende stap.

Stap 2: Inventariseer hoe het huidige proces verloopt

Heeft u de voorraadkosten in kaart? Dan is het zaak dat u de interne (logistieke) processen in kaart brengt. Zorg ervoor dat u precies weet welke handelingen of acties worden verricht voor bijvoorbeeld het leveren of produceren van een product. Denk aan grondstoffen, halffabricaten, onderdelen, maar ook alle acties die door mensenhanden worden uitgevoerd. Leg het proces (of de processen) vast in een schema. Vervolgens moeten de goederen worden gerangschikt op basis van grootte. Denk hierbij aan omzet, ordergrootte, omloopsnelheid, aantal orders, houdbaarheid, etc. Welke grootheden moet worden gebruikt? Dat hangt uiteraard af van uw proces. Met zicht op de rangorde, kunt u zicht krijgen op de impact die goederen op de voorraadkosten hebben. Zo kunt u prioriteiten stellen in het optimaliseren van het voorraadbeheer.

Stap 3: Voorspel vraag en aanbod voor een optimale voorraadprognose

We kunnen niet in de toekomst kijken. Hierdoor is het niet te zeggen hoeveel producten u in de toekomst gemiddeld per maand gaat verkopen. Daarom moeten we naar het verleden kijken:

Hoeveel producten heeft u gemiddeld per maand verkocht?
Waren er uitschieters?
En zo ja, wat kan hier de verklaring voor zijn?
Blijft de handel stabiel, of moet u steeds meer inkopen?
Hoe heeft u ingespeeld op onverwachte verschuivingen in de vraag en/of aanbod?

Kunt u geen antwoord geven op bovenstaande vragen? Dan heeft u niet voldoende zicht op de vraag en het aanbod van uw goederen of producten, en kunt u geen voorraadprognose maken. Niet voor niets zijn magazijnbeheerders, shopmanagers en voorraadbeheerders vaak geen fan van het woord ‘prognose’ of van ‘forecasten’. Het management verwacht van hen dat er nauwkeurige voorspellingen worden gemaakt, maar een goede tool hiervoor ontbreekt vaak. Geen enkele productie- en handelsonderneming ontkomt aan het maken van een goede voorraadprognose, dus is het cruciaal hier een oplossingen voor te vinden.

Data helpt om goede voorraadprognoses te maken. Hoe langer u binnen een branche actief bent, des te beter u de inschatting kunt maken. Kijk dus verder terug dan een jaar. Betrek ook andere afdelingen erbij. Marketing en sales kunnen bijvoorbeeld, door de promotie van uw product of het aanbieden van acties, tijdelijk voor een boost hebben gezorgd. En houdt rekening met trends of seizoensinvloeden. Kijk ook eens naar cijfers van externe bronnen zoals het CBS.

Stap 4: Bepaal de minimale en maximale voorraadniveaus

Op basis van een uitgebreide analyse heeft u een goede prognose kunnen maken. Nu kunt u de minimale en maximale voorraadniveaus bepalen. Een belangrijke vraag hierbij is: hoeveel moet er minimaal op voorraad zijn om altijd aan de vraag te kunnen voldoen? U kunt de inkoop- en bestelcycli en hoeveelheden hierop aanpassen. Maak efficiënt gebruik van bijvoorbeeld flexibele levertijden en bestelfrequenties.

U kunt ook overtallige en verouderde voorraad minimaliseren. Schakel bijvoorbeeld marketing en sales in om de verkoop van goederen of artikelen te stimuleren, vóórdat ze verouderen.

Bedenk wel: de klant is koning. In uw streven naar een optimaal voorraadniveau, moeten uw servicelevels niet in het geding komen. Begrijp de klantbehoefte van uw klanten goed als het gaat om bijvoorbeeld levertijden of beschikbaarheid.

Stap 5: Een systematische aanpak voor prognose, planning en bevoorrading

U hoeft het uzelf niet moeilijker te maken dan het is. Maak het uzelf makkelijker! Er zijn allerlei soorten systemen die planners, beheerders of inkopers ondersteunen. Ook voor voorraadbeheer is er voorraadoptimalisatiesoftware beschikbaar. Wanneer u alle data binnen één systeem borgt, heeft u totaaloverzicht. Zo kunt u efficiënter sturen op verbeteringen, makkelijk rapporteren, maar ook continu de optimale voorraadniveaus bepalen.

Stap 6: Creëer bedrijfsbreed draagvlak voor de KPI’s

U heeft in kaart waar de voorraadkosten zich bevinden en hoe de processen verlopen. Ook heeft u voldoende data om goede prognoses te maken en zijn de voorraadniveaus daarop afgestemd. Echter, u stuit op belangenconflicten. De definitie van operationeel succes wordt vaak voor iedere afdeling anders ingevuld. Dat leidt tot een andere interpretatie van bijvoorbeeld procesoptimalisaties. Soms lijken afdelingen elkaar zelfs onbewust tegen te werken.

Zorg ervoor dat de continuïteit van goed voorraadbeheer geen gevaar loopt. Zet de afgesproken voorraadprocessen met de bijbehorende KPI’s op papier, zorg voor draagvlak bij alle betrokken afdelingen en evalueer de processen voortdurend. Zo kunt u op tijd ingrijpen en continu streven naar verlaging van de voorraadkosten. Dit alles met als ultiem doel: bedrijfscontinuïteit waarborgen en winst behalen.