Een overzicht van de aanwezige voorraad helpt u als ondernemer in het beperken van kosten, verhogen van de klanttevredenheid en het geeft inzicht in de omloopsnelheid van producten. Bij slecht voorraadbeheer zou het zomaar kunnen dat u er te laat achter komt dat een bepaald product erg goed of juist slecht loopt. Met als gevolg dat er producten out-of-stock raken of met forse kortingen verkocht moeten worden, om ze toch kwijt te raken. Uiteindelijk leidt dit tot leverproblemen bij nieuwe bestellingen en omzetverlies. Een goed opgezet voorraadbeheersysteem helpt deze problemen te voorkomen.
Voorraadbeheersystemen zijn er meerdere soorten en maten. Maar hetgeen elk systeem doet, is een helder beeld geven van zowel de binnenkomende, huidige als uitgaande goederen die in beheer zijn. Een voorraadbeheersysteem ondersteunt de ondernemer om te voorkomen dat er een tekort ontstaat van een goedlopend product, slechtlopende producten lang in opslag liggen en de opslagkosten de pan uit reizen door een te grote voorraad.
Met de juiste software kunt u uw magazijn, maar ook uw verkoopwerkzaamheden optimaliseren. Een goed opgezet voorraadbeheersysteem laat in één oogopslag zien hoeveel voorraad er is van een bepaald product, het helpt de opslagkosten te drukken en de klanttevredenheid te vergroten. Er zullen minder vaak voorraadverschillen voorkomen. Een overschot aan voorraad wordt duidelijk waardoor opslag- en verzekeringskosten verlaagd kunnen worden. Door inzicht te hebben in de actuele voorraad gebeurt het niet snel meer dat een goedlopend product out-of-stock is en u genoodzaakt bent ‘nee’ te verkopen aan uw klant. Ook heeft u inzicht in goedlopende en slechtlopende producten. Hier kunt u vervolgens op anticiperen door goedlopende producten voorin het magazijn te leggen en slechtlopende artikelen uit de verkoop te halen. Door goedlopende producten voorin te leggen win je tijd bij het orderpicken.
Of u nu een startende of gevestigde ondernemer bent, een goed opgezet voorraadbeheersysteem is essentieel. Dit kan in de vorm van zelf ontwikkelde software, het gebruik van bestaande software, een deskundige te raadplegen of maatwerk aan te vragen. Als het doel voorraadsynchronisatie tussen online en offline verkopen is, kan een basis voorraadbeheersysteem al de oplossing zijn.
Met een voorraadbeheersysteem kunt u inkoop structureren en analyseren. Ook ondersteunt het u in het effectief bestellen door aan te geven welke goederen laag in voorraad zijn. Als uw wensen groter zijn, kunt u ervoor kiezen om additionele software te laten koppelen aan dit systeem. Zo kunt u bijvoorbeeld software laten koppelen die klant- en ordergegevens automatisch in het systeem zet, waardoor u dit niet handmatig in hoeft te voeren.
Een nieuw voorraadbeheersysteem betekent nieuw software en vaak een andere manier van werken. Dat kan even wennen zijn. Door een demonstratie aan te vragen kunt u het systeem op voorhand beoordelen op gebruiksvriendelijkheid. Het is natuurlijk belangrijk dat iedereen die met het systeem gaat werken het snel eigen kan maken. Twijfelt u hierover, vraag dan aan de leverancier wat zij hierin voor u kunnen betekenen. Een handleiding is een optie, maar het kan ook handig zijn als zij één of meerdere keren instructies komen geven over het systeem.
Een veelgehoord probleem is dat bij het vergelijken van de theoretische voorraad met de actuele voorraad, er grote voorraadverschillen te zien zijn. Voorraadverschillen kunnen veroorzaakt worden wanneer leveringen, pakbonnen en retouren niet juist bijgehouden worden. Handmatige invoer en/of slecht gekoppelde systemen kunnen hieraan bijdragen. Met een voorraadbeheersysteem kunt u voorraadverschillen terugdringen doordat in- en verkoop geautomatiseerd is in het systeem.
Een ander veelgehoord probleem is dat het niet inzichtelijk is hoe groot de veiligheidsvoorraad van producten is. Veiligheidsvoorraad is voorraad die aangehouden wordt om het risico op stock-outs te voorkomen. Met een ruime buffer hoeft u uw klanten nooit teleur te stellen, maar een grote veiligheidsvoorraad betekent ook hogere opslag- en verzekeringskosten en een groter risico op beschadigingen en diefstal. Een voorraadbeheersysteem geeft u inzicht in de geschikte grote van uw veiligheidsvoorraad. Hierdoor hoeft u nooit bang te zijn dat u ‘nee’ moet verkopen aan uw klanten en worden nadelen en risico’s van een te hoge veiligheidsvoorraad teruggedrongen.