In dit artikel wordt uitgelegd hoe een S-Connect webshopkoppeling ingesteld moet worden en wat de functies van de diverse instellingen zijn.
Dit artikel is geschikt voor Magento, MyShop, Mijnwebwinkel, PrestaShop, OpenCart, ShopFactory, CCV Shop, BOL.com, WooCommerce (Wordpress), NextChapter, CS Cart, Onetoshop, Xelshop, Shopify, Shopware, Shoptrader, Lightspeed, Amazon en eBay.
DOWNLOADEN EN INSTALLEREN
Als u op de downloadlink klikt in het ontvangen e-mailbericht wordt uw internetbrowser geopend en start het downloaden automatisch. Als het bestand is gedownload klikt u op het pull down menu en kiest u voor openen.
Hierna start het programma op en doorloopt u de stappen om S-Connect te installeren. In het geval van een probeerversie kunt u kiezen voor het juiste webshopsysteem, in het geval van een licentie kunt u direct de licentie inlezen tijdens de installatie. De licentie heeft u dan als het goed is inmiddels op de e-mail van ons ontvangen.
ALGEMENE INSTELLINGEN
Onderaan het scherm 'Instellingen' vind u het vinkje 'Opstarten met Windows' om bij een restart van uw PC of Server te zorgen dat S-Connect ook opstart. Daarnaast vind u o.a. de knop 'Installeer laatste versie' die kan worden gebruikt om de laatste versie van S-Connect te installeren. Heeft u een verstoring? Probeer dan eerst de laatste versie uit.
KOPPELING SNELSTART
Het eerste tabblad ‘koppeling SnelStart’ is er voor S-Connect te koppelen met uw SnelStart administratie. U vult hier uw gegevens in van SnelStart.
We gaan er vanuit dat u werkt met SnelStart 12, u heeft dan de keuze uit 'Online' of 'Netwerk (SQL)'. In SnelStart ziet u het administratiesoort direct in de lijst met administraties.
Als u alle gegevens heeft ingevuld klikt u op ‘verbinding testen’. Krijgt u een andere melding dan
geslaagd? Lees de melding dan goed, het kan altijd gebeuren dat u een typfoutje heeft gemaakt.
KOPPELING WEBSHOP
Per webshop type kunnen de instellingen verschillen. De informatie in het tabblad 'Koppeling Webshop' (daar staat dan vaak naam van het webshopsysteem) dienen te worden ingesteld.
De vanaf datum/tijd kan worden gebruikt vanaf welk moment de orders moeten worden gesynchroniseerd naar SnelStart. U kunt deze tijd dus in sommige gevallen ook vooruit of achteruit zetten wanneer een specifieke order problemen geeft.
Middels het 'Statussen bestand' wat voor veel webshop systemen beschikbaar is kunt u instellen welke statussen van de orders opgehaald dienen te worden.
AANSLUITING WEBSHOP - SNELSTART
Dit tabblad is onderverdeeld in 3 delen:
- Verkopen
- Artikelen
- Klanten
TABBLAD VERKOPEN
Verkoopsjabloon
Kies op welk verkoopsjabloon u de orders wilt laten binnenkomen (let op bij OSS - Unieregeling kiest u hier altijd voor een sjabloon incl. BTW)
Betalingskenmerk
In dit veld vult S-Connect het Webshop-nummer in. Dat is handig voor als er betalingen binnenkomen in SnelStart met als referentie het Webshop-nummer. SnelStart kan dan op basis van het betalingskenmerk de juiste factuur vinden waar de betaling voor bedoeld is. Door het vinkje Betalingskenmerk uniek in te schakelen, laat u S-Connect controleren of een nummer uit de Webshop niet al eerder is gebruikt in SnelStart. In plaats van het Webshop-nummer kunt u ook unieke nummers van betaalproviders laten invullen door maatwerk. Indien dat voor u van belang is kunt u daarnaar vragen.
Omschrijving order
Hier kunt u aangeven hoe de omschrijving van de order gevuld moet worden.
Adressen verkooporder
Waar moet S-Connect de adressen (factuur en verzendadres) overnemen?
Dit kan vanuit 'Extern' oftewel het adres uit de webshop of van de 'Klantkaart' uit SnelStart.
Verwerking orderregels
Hoe wilt u dat S-Connect de orderregels moet overnemen?
SnelStart-recepten
Gebruikt u recepten in SnelStart? Dan is het mogelijk met deze instelling dat S-Connect tijdens het inlezen van de order, ook rekening houdt met de recepten in SnelStart.
Productopties
Wilt u dat de ‘extra’ informatie (maten of kleuren) van het bestelde product wordt meegenomen of juist niet dan kunt u hier uw keuze maken.
Voorbeeld: Klant besteld een fles water van 1 Liter, wilt u deze informatie op een losse orderregel hebben of opnemen op een orderregel dan kunt u daarvoor kiezen. Is het niet nodig om te weten dat het om een fles van 1 liter gaat, dan kunt u kiezen voor negeren.
Verzendkosten, kortingsbedrag en betalingskosten
In uw Webshop kunnen kosten in rekening worden gebracht voor verzending en betaling (afhankelijk van betaalwijze). En met een voucher kan een kortingsbedrag worden toegepast. Deze posten krijgen in uw Webshop niet altijd een artikelcode mee, maar moeten in SnelStart wel als artikel (orderregel) worden opgenomen of als kostensoort in de voet van de order.
Met de instelling voor deze posten kunt u aangeven of ze als orderregel moeten worden opgenomen (met daarbij een artikelcode), of als kostensoort 1 of 2. Gebruikt u (één van) deze opties niet, dan is de instelling niet van belang en kunt u deze leeg laten. Tijdens het verwerken van orders controleert S-Connect de juistheid van de instelling.
Ordertotaalverschil
Stel u heeft een Webshop plug-in die een bepaalde korting berekend, dan komt dit bedrag niet bij ons aan. In dat geval hebben we een orderverschil ter hoogte van het kortingsbedrag. Dit bedrag wordt weg geboekt op het artikel wat u invoert.
Standaard SnelStart Artikelcode
De SnelStart artikelcode wordt gebruikt als het externe systeem geen SnelStart artikelcode kent.
TABBLAD ARTIKELEN
Veld SnelStart Artikelcode
Met deze instellingen kunt u S-Connect de artikelen op een ander veld laten koppelen.
Bijvoorbeeld op de EAN code.
Omzetgroep
Als S-Connect een nieuw artikel aanmaakt in SnelStart moet er verplicht een artikel omzetgroep
meegegeven worden aan SnelStart.
De instelling omzetgroep wordt alleen gebruikt bij het aanmaken van nieuwe artikelen.
Verwerking
Met deze instelling kunt u instellen hoe S-Connect artikelen uit de Webshop-orders haalt en verwerkt in SnelStart. U kunt kiezen uit 'Alleen toevoegen', 'Handmatig' of 'Toevoegen en bijwerken'. De meeste ondernemers kiezen voor 'Alleen toevoegen'.
TABBLAD KLANTEN
Herkenning
Hoe wilt u dat SnelStart de herkenning van klanten overneemt?
Verwerking
U kunt hier een keuze maken voor de verwerking van klantinformatie uit uw Webshop
Standaard betalingstermijn
Hier kunt u de standaardbetalingstermijn invullen
Factuur en aanmaning inschakelen
Als u dit aanvinkt dan wordt er een vinkje geplaatst in Snelstart bij het tabblad e-mailadressen, factuur emailadres en aanmaning emailadres.
PLANNING
Bij de kolom interval kunt u een keuze maken uit diverse opties om S-Connect op het gewenste interval steeds de taak te laten uitvoeren. Vervolgens kunt u in de kolom ‘volgende keer uitvoeren’ aangeven wanneer S-Connect de eerstvolgende keer de taak moet uitvoeren. Daarna zal per interval de koppeling automatisch starten.
VOORRAAD KOPPELING
Voor de voorraadkoppeling in S-Connect is SnelStart leidend. Het synchroniseren van de voorraad betekent dus dat de voorraad van SnelStart wordt weggeschreven naar de webshop.
Importeren orders + exporteren voorraad
Om in SnelStart de juiste voorraad beschikbaar te hebben, is het dan van belang dat eerst alle bestellingen uit de webwinkel ook in SnelStart staan. Anders kan het voorkomen dat voorraad in de webwinkel is afgeboekt (vanwege een bestelling), en in SnelStart nog niet. Als op dat moment de voorraad wordt geëxporteerd vanuit SnelStart, komt de te hoge voorraad in de webwinkel te staan. Met het risico dat producten worden verkocht die niet meer op voorraad zijn. Daarom is de taak in S-Connect ook niet ‘exporteren voorraad’, maar ‘importeren orders + exporteren voorraad’.
Bepaling voorraad-aantallen
In SnelStart wordt de voorraad afgeboekt op het moment dat er een pakbon of factuur van de order wordt gemaakt. Eventueel is dat voorraadmoment nog te beïnvloeden met de instelling ‘Verkooporder telt voorraad vanaf niveau’ in de algemene instellingen in SnelStart.
Bestellingen die uit de webwinkel worden ingelezen in SnelStart, komen daar te staan als order ‘zonder afdruk’. Bij het inlezen van een order wordt de voorraad in SnelStart dus nog niet afgeboekt. SnelStart beschouwt een order met status ‘zonder afdruk’ namelijk als een geparkeerde invoer van een order, en niet als een order waar al een afleververplichting aan vast zit.
In S-Connect hebben we dit slim opgelost. Met een door ons zelf ontwikkelde rekenmethode bepalen we de ‘webvoorraad’. Kort gezegd betekent dit dat we de vrije voorraad volgens de berekening van SnelStart vaststellen. En vervolgens trekken we daar nog de aantallen vanaf die in niet-verwerkte weborders staan. Hierdoor heeft uw webshop de voorraad aantallen beschikbaar die ook echt verkoopbaar zijn.