Investeren in een rapportagetool: dit levert het u op!

Jaren geleden werd het gebrek aan data of goede software gebruikt als hét excuus om niet bij te sturen. Dit excuus heeft plaatsgemaakt voor het excuus ‘gebrekkige rapportages’. Dit excuus gaat nu ook niet meer op. Er zijn tal van rapportagetools beschikbaar voor ondernemers, elk met hun eigen (standaard) rapportagepakket. Goede rapportages zijn een kans voor ondernemers. Het helpt onder andere om toekomstige ontwikkelingen sneller te kunnen signaleren en het geeft inzicht in uw financiële situatie, waardoor u op tijd bij kunt sturen. De voordelen van een rapportagetool zijn vaak wel bekend, maar de vraag of de investering in een tool het waard is blijft hangen.

Natuurlijk heeft een investering in een rapportagetool invloed op de debetzijde. Een dergelijke investering kost nu eenmaal geld. Maar een investering zou geen goede investering zijn, als het uw bedrijf ook aan de creditzijde niets op zou leveren. We belichten een aantal winsten die u kunt behalen door gebruik te maken van een rapportagetool:

Winst door kosten te verminderen

Personeelskosten zijn één van de grootste kostenposten voor ondernemers. Daarom is dit een post waar best wat kritischer naar gekeken mag worden. En daarmee doel ik niet op kwantiteit, maar op kwaliteit. Ofwel de inhoud en verdeling van de taken. Maar wat hebben personeelskosten te maken met de investering in een rapportagetool? Veel! Denk eens aan alle tijd die medewerkers kwijt zijn aan het handmatig verzamelen van gegevens en het opstellen en opmaken van rapporten. U kunt vast genoeg dingen bedenken waar uw medewerkers beter mee aan de slag kunnen gaan, om rendabel te werken.

Dit hebben ze bij CNB Oriental ook gemerkt. Lees hier de gehele klantcase.

Personeelskosten zijn overigens niet de enige kostenposten waar we aandacht aan willen schenken. Iedere onderneming heeft zo haar eigen focus. De rapportagetool kan u dus ook op andere kostengebieden winst brengen. Denk bijvoorbeeld aan een aangepast vervoers- of routebeleid, naar aanleiding van opvallend hoge autokosten, of het aangaan van een samenwerking met een andere dienstverlener vanwege een stijgende lijn in de verzendkosten. Door het signaleren van opvallende bedragen en trends in rapportages, kunt u uw kosten aanzienlijk verminderen.

Bottlenecks elimineren en processen optimaliseren

Of het nu gaat om overheadkosten of kosten die komen kijken bij het voeren van marketing: door middel van de juiste rapportages kunt u bottlenecks in bedrijfsprocessen opsporen en elimineren. Merkt u een trend of uitschieter op? Dan kunt u daar gelijk op acteren. Dankzij het gedetailleerde inzicht kunt u een actieplan opstellen om uw processen te optimaliseren. Zo komt u aan het einde van een maand, kwartaal of jaar niet voor financiële verrassingen te staan.

Naast het elimineren van bottlenecks in bedrijfsprocessen, zorgt een rapportagetool er ook voor dat u fouten kunt aanpassen voordat ze een probleem worden. Denk bijvoorbeeld aan welke gevolgen foutieve gegevens in het grootboek kunnen hebben als u er niet op tijd op acteert. Door met behulp van stevige rapportages na te gaan of er iets opvalt en of dingen wel op de juiste kostenpost geboekt zijn, voorkomt u onnodige problemen. Komt u een foutje tegen? Dan kunt u dit zelf eenvoudig aanpassen in SnelStart.

Prestaties vergelijken

Ook het vergelijken van prestaties is een reden waarom een rapportagetool de investering waard is. Heeft u verschillende bedrijfsvestigingen? Dan kunt u met een rapportagetool als S-Rapport AdminView of S-Rapport Power BI eenvoudig de prestaties van de vestigingen oproepen, tegenover elkaar zetten en vergelijken. Doordat iedere vestiging haar gegevens in dezelfde boekhoudsoftware heeft staan, hoeft u de rapportages alleen maar via de rapportagetool eruit te halen. Geen rompslomp met het aanvragen en te laat aanleveren van rapportages. Zo kunt u uzelf richten op hetgeen wat er écht toe doet: uw core business.

Verminder de kans op margeverlies met een rapportagetool

Het gebeurt zo nu en dan: als gevolg van mis(sende) communicatie op de salesafdeling, worden de verkeerde prijzen gehanteerd. Wanneer het gaat om grotere orders en het in uw nadeel is, kan dit leiden tot een behoorlijk margeverlies. Een onnodig verlies, want met een rapportagetool heeft u altijd inzicht in de prijsafspraken die met klanten zijn gemaakt. Daarnaast scheelt het veel overlegmomentjes tussen medewerkers, die zomaar op kunnen lopen tot een paar uur per week!

Deze winsten zijn slechts een tipje van de sluier van de ROI die de investering in een rapportagetool u op kan leveren. Wilt u zelf ondervinden wat een rapportagetool u kan brengen? Voor S-Rapport AdminView kunt u een proefversie aanvragen en voor Power BI voor SnelStart is er een demo beschikbaar.

Meer weten over een rapportagetool als waardevolle toevoeging voor uw onderneming? Ga naar www.sforsoftware.nl/rapportages