4 IJzersterke voordelen van rapportages
Data en rapportages. Twee zaken die in veel bedrijven niet meer weg te denken zijn. Door data te analyseren en daar conclusies uit te trekken, is het mogelijk uw organisatie gericht te sturen.
Een goede rapportagetool is onmisbaar voor bedrijven die echt inzicht willen hebben in alle data die beschikbaar is in de organisatie. Met een rapportagetool kan u trends en ontwikkelingen snel signaleren en hier op anticiperen, KPI's opstellen en beoordelen of deze behaalt worden, medewerkers betrekken bij verbeteringen en data van verschillende periodes vergelijken. Wie een rapportagetool inzet, behaalt vier belangrijke voordelen:
√ 1. Beslissingen op basis van bewezen resultaat in plaats van ‘onderbuikgevoel’
√ 2. Signaleren van trends en ontwikkelingen
√ 3. Vergelijk prestaties van medewerkers of filialen met elkaar
√ 4. Beoordelen of KPI’s behaald zijn of waar sturing nodig is
Wie een rapportagetool inzet, kan inzicht krijgen in alle facetten van zijn bedrijf. Krachtige rapportages helpen u bij het opzetten en managen van de bedrijfsvoering. Dit zorgt uiteindelijk voor een hoger rendement.
Rapportagetool als waardevolle toevoeging
Een rapportagetool geeft u de mogelijkheid gegevens overzichtelijk weer te geven en met elkaar te koppelen. Denk aan product,- klant- en leveranciersgegevens. Hierdoor krijgt u écht inzicht in meerdere facetten van uw bedrijf.
Een rapportagetool is een veelzijdig, analytisch programma dat gebruikt kan worden door zowel zzp'ers, het MKB en grote bedrijven. De tool is toepasbaar in alle branches en door meerdere afdelingen binnen een organisatie.
Genereer rapportages van stamgegevens, inkoop en verkoop, financieel en voorraad. De mogelijkheden zijn eindeloos: van jaarrekeningen tot inkooporders, van prijsafspraken tot voorraad en van het betaalgedrag van klanten tot artikelhistorie.
Maak dashboards en houd met de gehele organisatie de voortgang in de gaten. Ziet iemand uitzonderingen? Het vroeg signaleren van deze uitzonderingen geeft u de mogelijkheid hier direct op te anticiperen.
“”
Sturing op basis van data
Elke ondernemer wil de beste beslissingen nemen voor zijn bedrijf. Om de beste beslissingen te kunnen nemen, moet u weten hoe uw organisatie ervoor staat. Rapportagetools kunnen u dat inzicht geven.
Door data in te zien van stamgegevens, logistieke gegevens en financiële gegevens is het mogelijk om de organisatie te sturen op basis van data. Met een helder overzicht met kengetallen en analyses heeft u in één oogopslag de stand van zaken in beeld. Naar deze gegevens, kunt u ook Business Intelligence (BI) inzetten, waarmee je ontwikkelingen volgt, trends signaleert en verbanden legt. BI is het verzamelen en analyseren van gegevens om daarmee adequate acties te ondernemen. Het gaat bijvoorbeeld om gegevens van klanten, concurrenten, producten, processen en trends. Dit moet leiden tot ‘intelligence’: informatie op basis waarvan beslissingen genomen kunnen worden.
Signaleer trends en ontwikkelingen
Iedere bedrijfstak kent zijn eigen trends en ontwikkelingen. De externe kansen en bedreigingen in de markt zijn op de voet te volgen via het nieuws of het internet. Maar minstens zo belangrijk zijn de interne trends en ontwikkelingen. Deze horen tijdig opgemerkt te worden zodat u vervelende scenario’s voor bent of kansen kan benutten.
Zo kan een rapportagetool zicht geven of het slim is om uw productportfolio uit te breiden of niet. Herhalend analyseren van het bedrijfsportfolio is belangrijk om te bekijken of een product moet worden afgestoten, of dat het aanbod juist moet worden aangevuld met nieuwe producten. Een goed afgestemd productportfolio is de basis van een succesvolle en duurzame groeistrategie.
Een goede rapportagetool waarmee kansen en valkuilen te signaleren zijn, biedt kansen voor ondernemers. Ziet u uitzonderingen of veranderingen? Dan kan u daar actie op ondernemen.
''Heeft u volledig zicht op alle uitzonderingen en veranderingen binnen uw organisatie?''
Als voorbeeld nemen we een bakkerij waar ze naast snacks, belegde broodjes en gebak en taart, vier verschillende soorten broden verkopen: wit, donker, volkoren en meergranen. Voorheen verkochten ze wekelijks 500 broden. De laatste maanden is dit aantal geleidelijk aan naar 350 broden per week gezakt. De tool vertelt niet waardoor het komt dat de verkopen dalen, maar geeft een trend aan waar vervolgens adequaat op gereageerd moet worden.
In het voorbeeld hierboven is de volgende stap het bespreken van deze cijfers met medewerkers. Merken zij deze verandering ook? Krijgen zij vaker opmerkingen over het brood van klanten? Wellicht hebben zij ook iets opgemerkt wat kan bijdragen aan de daling van de verkoop. Bijvoorbeeld de vraag naar spelt of glutenvrije broodsoorten.
Het meten van KPI's
Grip hebben op de bedrijfsprocessen zodat de KPI’s behaald worden, dat wil iedereen wel. Vaak stelt iedere afdeling een aantal kritieke prestatie indicatoren op waaraan zij kunnen toetsen of ze op de goede weg zijn ten opzichte van de organisatiedoelstellingen.
Vrijwel elke organisatie werkt met kritieke prestatie-indicatoren om het succes van de organisatie te kunnen meten en analyseren. Vaak heeft elke persoon of elk team zijn eigen KPI’s. Deze geven richting en iedereen weet waar hij of zij op moet sturen om de gestelde doelen te behalen. Maar, heeft u er ooit aan gedacht om gezamenlijke KPI’s op te stellen die gelden voor de hele organisatie. Daar zitten namelijk veel voordelen aan.
Nu, de KPI's zijn opgesteld en iedereen zet zich in om deze te behalen. Maar ergens moet bepaald worden of de KPI's behaald zijn. En dan is een rapportagetool van wezenlijk belang. Met een interactieve tool voor het visualiseren van data kunt u diepe en bedrijfsspecifieke analyses maken. Iedere onderneming kan zelfstandig met deze software werken. Met het juiste dashboard is het mogelijk de KPI’s van verschillende afdelingen te volgen en sneller bij te sturen.
Duik in verkoopcijfers, voorraadinformatie of webdata
De dataset van uw organisatie is een waardevol bezit. Een rapportagetool laat snel en betrouwbaar uitzonderingen zien in deze dataset door het vergelijken van data mogelijk te maken. Kies zelf welke periode u met elkaar wil vergelijken.
Heeft u zich ooit de volgende dingen afgevraagd:
- Hoeveel verkochten we vorig jaar rond deze tijd van dit product?
- Hoe presteert deze medewerker ten opzichte van een andere medewerker?
- Is het slim om meer voorraad in te slaan op basis van de verkoopcijfers van vorig jaar?
- Welke klanten betalen de facturen altijd te laat?
Krijg het antwoord op deze vragen door te duiken in de verkoopcijfers, voorraadinformatie of webdata. Al deze informatie kan in dashboards gezet worden en dit maakt direct inzichtelijk waar u actie kunt ondernemen.
Een rapportagetool helpt bij het inzichtelijk en visueel maken van de dataset, maar u moet zelf conclusies trekken en actie ondernemen. Het is wel goed om in het achterhoofd te houden dat de uitkomsten niet altijd zo zwart-wit zijn als ze lijken. Zo kan een medewerker trager zijn met het oplossen van een klacht dan de andere, omdat deze persoon altijd de meest lastige klachten op zich neemt. Of dat het product nu minder goed verkoopt omdat het een seizoensgebonden product is en het weer minder is dan vorig jaar.
Een rapportagetool is een waardevolle toevoeging en kan u veel inzichten geven waar u vervolgens actie op kan ondernemen.
