Uw logistieke proces afstemmen op ‘vandaag besteld, morgen in huis’

Steeds meer bedrijven bieden het aan: 23:59 besteld is morgen in huis. Er zijn zelfs enkele aanbieders die nog een stapje verder gaan. Zij beloven een bestelling op dezelfde dag te bezorgen. Niet gek ook, dat veel bedrijven deze service aanbieden. Klanten hebben namelijk steeds hogere eisen aan de dienstverlening en willen niet lang hoeven wachten op hun pakketje.

Als een bedrijf roept dat de bestelling morgen in huis zal zijn, moeten ze deze belofte natuurlijk wel nakomen. Maar hoe doen zij dit? Dit gaat verder dan het uitzoeken van een geschikte pakketbezorgdienst. Veel bezorgdiensten bezorgen namelijk standaard de pakketten binnen 24 uur. Het is dus zaak dat u alle pakketten op tijd bij de bezorgdienst afgeeft. En daar zit de uitdaging.

De activiteiten van een logistiek proces

Natuurlijk lijken niet alle logistieke processen op elkaar, maar er zijn veel overeenkomsten te vinden bij bedrijven. De hoofdactiviteiten bestaan vrijwel altijd uit de volgende aspecten:

• De pickopdracht maken
• Verzamelen van de artikelen
• De verzamelde artikelen verplaatsen naar een controlepunt
• De pickopdracht controleren
• Goedkeuren en gereed melden van de pickopdracht voor verzending
• De order meegeven aan de pakketdienst
• Eventuele retouren afhandelen

Om de bestelling van de klant op tijd te bezorgen, moeten al deze activiteiten goed op elkaar afgestemd zijn. Voordat we gaan smijten met tips om het logistieke proces beter in te richten, is het van belang dat u inzicht krijgt hoe het logistieke proces loopt. Vergeet uw orderpickers niet te vragen om hierbij te helpen! Zij hebben het beste inzicht in de processen en kunnen u daarbij goed vertellen wat wel en niet lekker loopt in het magazijn. Een goede manier om alle stromen visueel inzichtelijk te maken, is het gebruik van een stroomschema. Een versimpeld voorbeeld van zo’n schema kunt u hieronder vinden.

Per hoofdactiviteit krijgt u te maken met uitdagingen. Om u te helpen deze te tackelen, hebben we per activiteit beschreven hoe u deze uitdagingen de baas kan zijn én blijven.

Ga voor een optimaal logistiek proces met deze tips

1. Een bestelling binnenkrijgen

Hoe meer bestellingen, hoe beter toch? Zeker! Er is wel één groot nadeel: de hoeveelheid administratie stijgt ook. U bent hierdoor veel tijd kwijt aan de administratie en de boekhouding. En dat zorgt er weer voor dat u minder aandacht kunt besteden aan het goed draaiende houden van de webshop. Het is daarom handig om uw webshop en administratie aan elkaar te koppelen zodat gegevens automatisch gesynchroniseerd worden. Een webshop levert meer op dan alleen automatisering.

Daarbij: artikelen moeten wel op voorraad zijn. Alleen voor een webshop kan voorraadbeheer al een complexiteit zijn, laat staan wanneer uw bedrijf ook nog fysieke winkels heeft. Wanneer uw voorraadbeheer niet up-to-date is, is de kans groot dat producten dubbel verkocht worden. Uiteraard kan dit voorkomen worden. Voorraadrisico’s kunnen grotendeels opgelost worden door het automatiseren van uw voorraadbeheer en het synchroniseren van diverse verkoopkanalen. Het koppelen van bijvoorbeeld uw webshop met SnelStart, biedt deze mogelijkheid.

2. Van order naar orderpickopdracht

De administratie is op orde. Nu kan er een orderpickopdracht aangemaakt worden. Dit kan u handmatig doen, maar dan kunnen er snel fouten insluipen. En het zou jammer zijn als de klant een verkeerd product binnenkrijgt. Daarom is het slim om een orderpicksysteem aan te schaffen.

Een orderpicksysteem is het systeem dat de orders die u binnenkrijgt, vertaalt naar opdrachten voor de medewerkers in het magazijn. Het is bedoeld om de magazijnmedewerkers zo efficiënt mogelijk de orders te laten picken en verwerken, en om het orderpickproces te versnellen. Zodra een order bij u binnenkomt, maakt u pickorders aan en deze komen terecht op de scanner van uw magazijnmedewerkers. Zij weten precies wat ze moeten pakken, scannen de artikelregels zodra zij ze pakken én dit wordt automatisch verwerkt in uw administratie. En zo werkt dat in de praktijk:

3. Snel en efficiënt artikelen verzamelen

Nadat de orderpickopdracht is aangemaakt kunnen uw magazijnmedewerkers de producten gaan verzamelen. Uw magazijn staat natuurlijk vol met verschillende producten, weet u waar welke producten allemaal liggen? Weet u de snelste route door uw magazijn naar het desbetreffende product? Efficiënt uw magazijn inrichten, dat is belangrijk. Zeker wanneer uw magazijn steeds voller komt te staan. Hoe zijn de huidige looproutes? Hoe kan dit geoptimaliseerd worden?

Over de inrichting van uw magazijn moet u niet te licht denken. Een goed ingericht magazijn is efficiënt. Denk dus goed na over welke producten waar moeten liggen.

4. Pickorder controleren en aanmelden voor verzending bij pakketdienst

Omdat uw magazijn efficiënt is ingericht en de looproutes optimaal zijn, heeft de magazijnmedewerker alle orders compleet. Óók de bestellingen die net voor twaalf uur ’s nachts binnen zijn gekomen. Alles wordt een laatste maal gecontroleerd en kan dan aangemeld worden bij de pakketdienst.

Hoe meer pakketjes u per dag verstuurt, hoe belangrijker het is om een duidelijk overzicht te hebben van de verzonden goederen. U kan natuurlijk de verzonden goederen bijhouden in bijvoorbeeld een Excel bestand, maar dit houdt in dat u de orders moet overtypen wat kan leiden tot spelfouten. En dit kost weer onnodig veel tijd. Met software waarmee u eenvoudig en snel een pakket kunt aanmelden bij de pakketverzender weet u 100% zeker dat gegevens goed aankomen en dat uw aanmelding op tijd is.

5. Retouren afhandelen

Aan retourzendingen ontkomt u niet. Mensen hebben het product nog niet in hun handen gehad. De kans dat ze toch niet tevreden zijn met hun aankoop is hierdoor vele maten groter. Mocht een artikel geretourneerd worden, moet dit natuurlijk niet handenvol tijd kosten. Dit is goed te regelen door de afhandeling aan de achterkant efficiënt in te richten. Door de koppeling met uw boekhoudsysteem en webshop kunnen retouren snel herkent worden door slimme klantherkenning. De retourzending wordt dus direct gelinkt aan de juiste klant.

Dit gehele proces is bij Verbunt Hockey geïmplementeerd. En dat ziet er zo uit:

Zo, dat waren alle stappen van een efficiënt logistiek proces. Veel informatie, veel zaken die in gang gezet moeten worden om uw klanten van de beste service te kunnen voorzien. Want u wilt natuurlijk ook kunnen beloven dat vandaag besteld écht morgen in huis is. En die belofte, daar zit een tot in de puntjes uitgekiend logistiek proces achter.

Meer weten over efficiënt magazijnbeheer? Lees het op www.sforsoftware.nl/magazijnbeheer