Systemen koppelen aan SnelStart

Meer efficiëntie, minder rompslomp

Koppelen van systemen

5 IJzersterke voordelen van een koppeling met SnelStart

We bevinden ons middenin het datatijdperk. Door het gebruik van software die data ophaalt en verwerkt, groeit de vraag naar koppelingen tussen systemen enorm.

Veel organisaties gebruiken meerdere systemen en willen, met het oog op efficiëntie en optimalisatie, dat deze systemen met elkaar communiceren. Het is namelijk niet efficiënt om deze systemen afzonderlijk van elkaar bij te houden. Wie de verschillende systemen die in gebruik zijn koppelt, behaalt belangrijke voordelen.

√ 1. Bespaar tijd en geld met efficiënt boekhouden
√ 2. Veilig data uitwisselen tussen systemen en SnelStart
√ 3. De klant ervaart een betere service
√ 4. Geen 'nee' meer verkopen door zicht op actuele voorraad
√ 5. Loop geen inkomsten mis dankzij inzicht in financiële gegevens

Het koppelen van systemen zorgt voor verhoogde efficiëntie binnen de organisatie.

Mogelijkheden

Een webshop zonder administratieve rompslomp? Met een koppeling tussen uw boekhoudprogramma en webshop is dit mogelijk!

Een kassasysteem is onmisbaar in iedere winkel, maar constant gegevens overnemen van de kassa in het boekhoudprogramma is onhandig. Met een koppeling worden gegevens automatisch overgezet.

Ook applicaties zijn te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan apps die medewerkers in de buitendienst gebruikt. Orders, bevestigingen en andere gegevens direct bijgewerkt in SnelStart.

Voor externe pakketten die met XML overweg kunnen, maar nog niet kunnen communiceren met SnelStart, kan een koppeling ontwikkeld worden.

“
Het belangrijkste voordeel is dat er enorme tijdswinst geboekt wordt. Doordat er geen handmatige handelingen meer nodig zijn, gaat het bestel- en administratieproces veel sneller dan eerst.
”

Efficiënt Boekhouden

Maak het uzelf makkelijk

Ondernemers ontkomen er niet aan om meerdere systemen in te zetten om bedrijfsprocessen te managen, maar dit kost wel tijd en geld.

Wie efficiënt boekhoudt, is minder tijd kwijt aan administratie en kan juist geld verdienen. Maakt u gebruik van Excel of denkt u erover hier gebruik van te gaan maken? Excel lijkt een relatief goedkoop middel om uw boekhouding te verzorgen, maar als u zich hierin verdiept, ziet u dat dit tegenvalt. Daarom bevelen we aan om de boekhouding bij te houden in een boekhoudprogramma, zoals SnelStart.

Integratie van systemen bespaart tijd

Het integreren van systemen zorgt ervoor dat deze met elkaar kunnen communiceren. De processen die normaal gesproken veel tijd kosten, kunnen op deze manier geautomatiseerd worden. Heeft u een webshop en typt u orders handmatig over? Dat kan makkelijker en sneller.

Het invoeren van een order kan al snel vijf minuten in beslag nemen. Als u dagelijks twaalf orders binnenkrijgt, komt dit al uit op zestig minuten werk per dag. Zonde van uw tijd! Koppel uw webshop aan uw boekhoudsoftware zodat bestellingen direct in uw administratie verwerkt worden en houd een uur over voor andere werkzaamheden. Naast de webshop, is het ook mogelijk om andere systemen aan uw SnelStart-administratie te koppelen.

'Hoeveel tijd bent u kwijt met het handmatig overnemen van gegevens?'

Bij Nedlandic, specialist in materialen voor de paardensport, nam het aantal bestellingen op de website drastisch toe. Erg fijn natuurlijk, maar dit leidde tot een complexer en meer tijdrovend administratieproces. Met de koppeling tussen de webshop en SnelStart heeft Nedlandic een enorme tijdswinst geboekt. Doordat er geen handmatige handelingen meer nodig zijn, gaat het bestel- en administratieproces veel sneller dan eerst.

snelstart koppelen automatisch gegevens overnemen

Verklein de foutenkans

Een typefout maken bij het handmatig overnemen van gegevens is onvermijdelijk. Hoe nauwkeurig u ook werkt, het kan altijd voorkomen dat u per ongelijk cijfers omwisselt of een e-mailadres niet goed overneemt. Een fout is zo gemaakt en het opsporen van deze fout kan veel tijd kosten.

De enige manier om ervoor te zorgen dat er geen fouten gemaakt kunnen worden bij het overnemen van gegevens, is door dit te digitaliseren. Wanneer systemen met elkaar communiceren hoeven gegevens niet meer handmatig overgenomen te worden. Hoe dat precies werkt? Een kort voorbeeld is wanneer de klant gegevens invult wanneer zij een bestelling plaatsen in de webshop. Door de webshop met SnelStart te laten communiceren, worden de gegevens die de klant opgeeft automatisch in SnelStart verwerkt.

Gegevens altijd up-to-date

Up-to-date informatie is onmisbaar voor de bedrijfsvoering. Uw database is een van de meest waardevolle bezittingen van uw bedrijf. Wist u dat verouderde en foutieve gegevens zorgen voor vertragingen in de bedrijfsprocessen? Of het nu gaat om klant-, order- of artikelgegevens; een up-to-date bestand is belangrijk voor een snelle afwikkeling van processen.

Of u nu een groothandel en winkel of meerdere winkels heeft, er komt veel kijken bij het voeren van een correcte groothandel en winkeladministratie. Als ondernemer kunt u tegen meerdere uitdagingen of pijnpunten aanlopen: het artikelbestand gelijk houden, voorraadstanden actueel houden, interne bestellingen opnemen, overtypen van een winkelbestelling in de groothandeladministratie, koppelen van de correcte leverancier aan alle producten, koppelen van artikelen aan juiste omzetgroep en kassaomzet van winkel overzetten in SnelStart.

Zijn een of meerdere van deze uitdagingen/pijnpunten herkenbaar? Dan is dat helemaal niet zo gek, er zijn namelijk veel bedrijven die hier hinder van ondervinden, maar gelukkig zijn er ook oplossingen voor bedacht. Een van die oplossingen is S-Connect. S-Connect beschikt over vele handige en slimme functionaliteiten die het goed bijhouden van uw administratie vergemakkelijken. Om u een beeld te geven van S-Connect, hebben we uitgeschreven hoe de koppeling in de praktijk werkt.

S-Connect in de praktijk

S-Connect start automatisch op als u uw computer/laptop inschakelt.

Door de planning die is ingesteld in S-Connect gaat hij direct uw webshoporders importeren. De koppeling neemt zoveel mogelijk informatie mee: order-, artikel,- klantgegevens. Ook opmerkingen e.d. zet de koppeling over.

De gegevens die de klant invoert bij de bestelling worden herkent en de order wordt in SnelStart bij de juiste klant geplaatst. Als de voor de eerste keer een bestelling plaatst en deze dus nog niet bekend is, wordt er direct een nieuwe klant aangemaakt.

Nadat de order bij de juiste klant staat kunt u met een druk op de knop de factuur maken. Het aanmelden bij de pakketdienst is ook geregeld met één muisklik.

Veilig data uitwisselen

Infographic koppelen pillarpage omgaan persoonsgegevens-3

Bescherm persoonsgegevens

Een actueler onderwerp is er bijna niet: privacy. In uw administratie staan veel persoonsgegevens opgeslagen. Het is noodzakelijk dat u ervoor zorgt dat deze gegevens veilig opgeslagen zijn. Het laatste wat u wilt, is dat data ergens rondslingert.

Niet alleen uw klanten verwachten dat u vertrouwelijk omgaat met persoonsgegevens, ook de overheid heeft hier wetten en regels over opgesteld. Zaak dus om hier bewust mee bezig te zijn. Links in de afbeelding hebben we een aantal stappen uitgeschreven die u kunt zetten om privacygevoelige gegevens te beschermen en datalekken te voorkomen. Alles op orde? Dit is een goede zaak, voor u én voor uw klant!

Financieel inzicht

Debiteurenbeheer onder eigen regie

Het debiteurenproces neemt niet alleen veel tijd in beslag, het kan ook puzzelen zijn welke klant betaald heeft en welke niet. Ondernemers kunnen te maken krijgen met wanbetalers: klanten of opdrachtgevers die facturen niet tijdig, of zelfs helemaal niet voldoen.

Veel ondernemers vinden het bezwaarlijk om achter hun geld aan te moeten gaan. Toch is er niks anders aan te doen dan contact onderhouden met de wanbetalers. Buiten het opstellen van een goede factuur, het sturen van een vriendelijke herinnering kunt u ook een geautomatiseerd online incassobureau inzetten om wanbetalers tegen te gaan.

''Hoeveel tijd bent u kwijt aan herinneringen sturen naar wanbetalers?''

Een online incassobureau stelt klanten in staat om onder eigen regie en tegen lage kosten debiteurenbeheer uit te voeren en incassotrajecten te starten. Hierdoor kan u uw geld op tijd ontvangen. En dat is natuurlijk wat u het liefste wilt!

Alle acties, zoals het sturen van een factuur of een betaalherinnering, kunt u automatiseren. Dat is natuurlijk mooi meegenomen, maar ook de klantrelatie kunt u op deze manier optimaal onderhouden. De stap van debiteurenbeheer naar incasso is groot en kan ongemakkelijk zijn. Niet alleen voor u, maar ook voor uw klant. Deze kan verschillende redenen hebben om niet te betalen. Een vriendelijke herinnering en verdere communicatie van uw kant is vriendelijker dan een incassobureau inschakelen. Tevens brengt het inschakelen van een incassobureau hoge kosten met zich mee.

De voordelen van een online incassobureau op een rijtje:

1. Facturen sneller betaald;
2. Laagdrempelige communicatie met de klant;
3. Realtime rapportage en actielijsten;
4. Een vaste lage prijs;
5. U bepaald zelf hoe het incassotraject gaat.

Inzicht in actuele voorraad

Een product nooit meer twee keer verkopen

Veel bedrijven hebben tegenwoordig zowel een fysieke winkel als een webshop. Dit is een waardevolle ontwikkeling, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee.

Zo kan het voorkomen dat een klant in de webshop een artikel bestelt, maar dat deze niet meteen gereserveerd is. Als een andere klant het artikel vervolgens koopt in de winkel moet u de webshop-klant teleurstellen. Een vervelende kwestie die voorkomen had kunnen worden met een koppeling tussen de webshop en boekhoudsoftware en een koppeling tussen de kassa en het boekhoudpakket.

Mocht er een order binnenkomen van de webshop dan kunt u werken met ‘voorraad reserveren’. Zo wordt de voorraad alvast verlaagd en kunt u het product niet voor een tweede keer verkopen als deze niet meer op voorraad ligt. Dit werkt ook andersom, als u uw kassasysteem koppelt en een artikel wordt verkocht, zal dit direct verwerkt worden in uw administratie en vervolgens in uw webshop. Zo heeft u altijd zicht op de actuele voorraad en kunt u de service verlenen naar de klant die gewenst is.

Ontdek hoe u uw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren met geavanceerde software

Doorloop uw proces met één van onze experts

Gratis telefonisch consult